Konsep Dasar Manajemen

                Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian terhadap orang dan mekansime kerja untuk mencapai tujuan.

A.      Elemen sifat

1)      Manajemen sebagai suatu seni

Yaitu sebagai suatu keahlian, kemahiran, kemampuan dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan

2)      Manajemen sebagai suatu ilmu

Yaitu akumulasi pengetahuan yang telah disistematikan dan diorganisasikan untuk mencapai kebenaran umum (general Purposes)

B.      Elemen fungsi

1)      Perencanaan

Yaitu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan terlebih dahulu pada jangka waktu/periode tertentu serta langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai tujyan tersebut

2)      Pengorgansiasian

Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan dalam pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan pekerjaan yang baik diantara mereka serta pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang kondusif

3)      Pengarahan

Yaitu serangkaian kegiatan untuk memberi petunjuk atau intruksi dari seorang atasan kepada bawahan atau kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal dan untuk mencapai tujuan bersama

4)      Pemotivasian

Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang atasan dalam memberikan inspirasi, semangat dan kegairahan kerja serta dorongan kepada bawahan untuk dapat melakukan suatu kegiatan yang semestinya

5)      Pengendalian

Yaitu proses dan rangkaian kegiatan untuk mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui. Dengan demikian, apabila ada kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana dan tahapan tersebut, diadakan suatu tindakan perbaikan (corrective actions)

C.      Elemen sasaran

1)      Orang (manusia)

Yaitu mereka yang telah memenuhi syarat tertentu dan telah menjadi unsur integral dari organisasi atau badan tempat ia bekerja sama untuk mencapai tujuan

2)      Mekanisme kerja

Yaitu tata cara tahapan yang harus dilalui orang yang mengadakan kegiatan bersama untuk mencapai tujuan

D.      Elemen tujuan

Yaitu hasil akhir yang ingin dicapai atas suatu pelaksanaan kegiatan. Dalam arti luas, tujuan mengandung hal yang objective, purpose, mission, deadline, standard, target dan quota. Tujuan merupakan rangkaian dalam proses perencanaan dan juga merupakan elemen penting dalam proses pengendalian

E.       Filsafat manajemen adalah bagian yang terpenting dari pengetahuan dan kepercayaan dasar yang luas untuk menetapkan pemecahan permasalahan manajerial. Oleh karena itu, dalam filsafat manajemen terkandung suatu dasar pandangan hidup yang mencerminkan keberadaan, identitas dan implikasinya guna mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan manajemen

F.       Tujuan manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan, yang menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha seorang manajer. Tujuan manajer dalam suatu organisasi dapat diklasifikasikan menurut hierarki tertentu. Hierarki tujuan yang dimaksud adalah :

1)      Tujuan pokok

2)      Tujuan bagian

3)      Tujuan kelompok

4)      Tujuan kesatuan dan

5)      Tujuan individu

G.     Manajer adalah seseorang yang bertindak sebagai perencana, pegorganisasi, pengarah, pemotivasi serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Sedangkan kepemimpinan (leadership) adalah sikap dan perilaku memengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama sehingga dapat bekerja lebih efisien dan efektif. Secara singkat kepemimpinan adalah sifat yang harus dimiliki oleh perencana, pemotivasi dan pengendali untuk memengaruhi orang lain dan mekanisme kerja guna mencapai tujuan.

Perkembangan Konsep Manajemen

Manajemen ilmiah ini dikembangkan oleh Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt dan pasangan Gilberth. Pada dasarnya manajemen ilmiah timbul disebabkan adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas. Kontribusi manajemen ilmiah sangat besar artinya bagi dunia kini. Hal ini ditunjukkan bahwa metode manajemen ilmiah dapat diaplikasikan pada berbagai aktivitas organisasi di samping organisasi manufakturing. berisikan mahzab-mahzab atau aliran manajemen, ada tiga mahzab manajemen yang mengikuti perkembangannya, yaitu :

A.      Mazhab klasik

Sedangkan Teori Organisasi Klasik yang dikembangkan oleh Henry Fayol timbul krena adanya dampak dari adanya organisasi yang kompleks. Fayol berpendapat bahwa praktik manajemen yang baik memiliki suatu pola tertentu yang dapat diidentifikasikan dan dianalisis. Kontribusi besar bagi pola pikir manajemen menurut Fayol adalah manajemen bukanlah suatu bakat tetapi suatu keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya. Oleh karena itu, manajemen dapat diajarkan, asalkan prinsip yang mendasarinya dipahami dan teori umum mengenai manajemen dirumuskan. Dengan demikian, menjadi seorang manajer bukan karena pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman memberikan andil yang besar.

B.      Mazhab perilaku

Mahzab yang selanjutnya adalah Mahzab Perilaku, munculnya mahzab perilaku disebabkan para manajer menemukan bahwa dengan pendekatan klasik, efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan. Seringkali para bawahan kurang mengikuti pola perilaku yang rasional dalam mengoperasikan pekerjaannya. Tidak dapat dipungkiri sampai sekarang bahwa para ilmuwan perilaku memberikan kontribusi yang besar bagi pemahaman kita akan motivasi antarindividu, perilaku kelompok, hubungan antarpribadi di tempat kerja serta arti pentingnya pekerjaan bagi tiap individu sehingga manajer menjadi lebih peka pada bawahan.

C.      Mazhab manajemen ilmu

Mahzab Ilmu Manajemen terlahir karena dilatarbelakangi oleh lahirnya riset operasi (Operation Research/ OR) yang dibentuk oleh pemerintah inggris untuk menghadapi sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam peperangan yang harus segera dipecahkannya pada permulaan perang dunia ke-2. Kontribusi besar atas lahirnya teknik ilmu manajemen merupakan bagian yang telah stabil dari kelengkapan pemecahan permasalahan dalam beberapa organisasi besar dalam segala motif. Teknik ilmu manajemen diaplikasikan dalam aktivitas yang amat luas, misalnya penganggaran modal (capital budgeting), penjadwalan produksi (production scheduling), perencanaan program pengembangan bawahan, pengembangan strategi produk dan sebagainya. Selain daripada ketiga mahzab di atas pada bab ini juga dibahas usaha-usaha perpaduan pada ketiga mahzab tersebut, sebagai contoh yakni mahzab ilmu perilaku dan mahzab ilmu manajemen, keduanya merupakan pendekatan yang penting dan penuh semangat terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan permasalahan manajemen.

D.      Adanya integrasi perspektif dari beberapa mahzab merupakan suatu pendekatan konseptual yang segar bagi bidang manajemen. Terdapat dua mahzab yang terintegrasi, yaitu pendekatan sistem (system approach) dan pendekatan kontingensi (contingency approach). Pendekatan sistem memandang bahwa organisasi sebagai sebuah sistem yang terpadu, dengan maksud tertentu yang dikembangkan oleh para manajer yang berusaha untuk menerapkan konsep-konsep dari mahzab-mahzab utama ke dalam situasi yang nyata.

Perencanaan

                Perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Perencanaan juga bisa diartikan proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources) dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan definisi tersebut perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut :

1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.
2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.
3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan. 

Batasan lain tentang perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang, menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

A.      Proses perencanaan meliputi proses :

1)      Prakiraan (forecasting)

2)      Penetapan Tujuan (establishing objective)

3)      Pemograman (programming)

4)      Penjadwalan (scheduling)

5)      Penganggaran (budgeting)

6)      Pengembangan Prosedur (developing procedure)

7)      Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (establishing and interpreting policies)    

B.      Rencana dibagi dua jenis utama, yaitu :

1)      Rencana strategis

2)      Rencana operasional yang meliputi:

a.       rencana sekali pakai, terdiri atas : program, proyek, anggaran

b.      rencana tetap, terdiri atas : kebijakan, prosedur standar, peraturan

C.      Langkah-langkah penting dalam perencanaan :

1)      Menjelaskan permasalahan

2)      Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang direncanakan

3)      Analisis dan klasifikasi informasi

4)      Menentukan dasar perencanaan dan batasan

5)      Menentukan rencana berganti

6)      Memilih rencana yang diusulkan

7)      Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan

8)      Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan.

D.      PERT (Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program) adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek yang bersifat tak berulang, yaitu pekerjaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan tidak akan dilaksanakan kembali dengan cara yang sama pada waktu yang akan datang.

E.       CPM (Metode Jalur Krisis) adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam proyek yang memiliki data biaya dari masa lampau.

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatun pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi.

pengorganisasian adalah sesuatu hal yang penting dalam manajemen, organisasi sendiri dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan.

A.      Empat ciri utama dari individu yang memenuhi efektivitas organisasi :

1)      Persepsi yaitu proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu.

2)      Sikap yaitu kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, dan situasi yang berhubungan dengannya.

3)      Kepribadian yaitu serangkaian siri yang relative mantapkecenderungan dan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh factor keturunan dan oleh factor-faktor sosial, kebudayaan, dan lingkungan.

4)      Belajar yaitu proses terjadinya perubahan yang relative tetap dalam perilaku sebagai akibat dari praktik.

B.      Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan anta bagian, komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan. Struktur organisasi bertalian diantara pekerjaan dalam hubungan yang relatif pasti dan terdapat diantara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan yaitu :

1)      Pembagian kerja

2)      Departementalisasi

3)      Rental kendali

4)      Delegasi

C.      Prinsip organisasi yang dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan berkembang adalah :

1)      organisasi dan tujuan,

2)      esensi organisasi,

3)      tanggung jawab dan otoritas,

4)      spesialisasi untuk efisiensi, dan rentang kendali

5)      rentang kendali

D.      Tujuan utama adanya aspek pembagian kerja dan departementalisasi dalam struktur organisasi adalah untuk memudahkan komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi kerja, imbalasan, sosialias dan karier. Kelima aktivitas tersebut merupakan proses organisasi

E.       Pengembangan organisasi adalah upaya jangka panjang yang didukung manajemen puncak untuk memperbaiki proses pemecahan permasalahan dan proses pembaruan organisasi, khususnya melalui diagnosis dan manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif dengan tekanan khusus pada tim kerja informal, tim sementara dan budaya antara kelompok dengan bantuan konsultan yang bertindak sebagai katalisator, penggunaan teori, teknologi psikologi terapan dan penelitian tindakan.