Dalam pengendalian berusaha untuk mengevaluasi
apakah tujuan dapat dicapai dan apabila tidak dapat dicapai dicari factor
penyebabnya. Dengan demikian, dapat dilakukan tindakan perbaikan (corrective action).
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai
suatu proses yang sistematik untuk mengevaluasi apakah aktivitas-aktivitas
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan
apabila belum dilaksanakan diagnosis faktor penyebabnya, untuk selanjutnya
diambil tindakan perbaikan.
A.
Dalam setiap sistem pengendalian terdapat empat
elemen pokok sebagai berikut :
1)
Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan
2)
Instrument atau metode sensor
3)
Unit atau instrument pengendalian dan
4)
Kelompok mekanisme penggerak
B.
Ditinjau dari sistem pelaksanaannya,
pengendalian diklasifikasikan menjadi :
1)
Sistem pengendalian umpan balik
Beroperasi dengan pengukuran
beberapa aspek proses yang sedang dikendaliakan dan perbaikan proses apabila
ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dan rencana yang telah ditetapkan
dan memantau operasi proses maupun masukan dalam suatu usaha untuk menerka
penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan dan penyimpangan yang
terjadi dapat dilakukan guna mencegah permasalahan kompleks.
2)
Sistem pengendalian umpan maju
Kelemahan pengendalian umpan balik adalah sistem tersebut tidak
memberikan peringatan suatu penyimpangan sehingga memakan biaya besar atau
semakin buruk sebelum tindakan perbaikan dilakukan. Hadirnysistem pengendalian
maju untuk mencoba mecegah sebelum penyimpangan terjadi. Dam komponennya
sebagai berikut :
a)
Proses operasi yang mengolah masukan menjadi
keluaran
b)
Karakteristik proses yang merupakan subjek
pengndalian
c)
Sistem pengukuran yang mementukan kondisi
karakteristik
d)
Standar atau kriteria yang selajutnya ada
evaluasi
e)
Pengatur yang fungsinya mengoprasiakn standar
karakteristik dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses.
3)
Sistem pengendalian pencegahan
Pengendalian pencegahan adalah
kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan dari bagian proses tersebut.
C.
Sedangkan klasifikasi menurut waktu
pelaksanaannya dibagi menjadi :
a)
Pengendalian sebelum tindakan
b)
Pengendalian kemudian
c)
Pengendalian atau penyaringan ya/tidak,
dan
d)
Pengendalian sesudah tindakan
D.
Proses pengendalian meliputi aktivitas :
1)
Menentukan hasil yang diinginkan
2)
Menentukan prediktor hasil
3)
Menentukan standar atas prediktor dan hasil
4)
Menentukan jaringan informasi dan umpan balik
serta
5)
Menilai informasi dan pengambilan tindakan
perbaikan
E.
Karakteristik pengendalian yang efektif
Efektifitas adalah kemampuan untuk
memilih sasaran yang tepat. Dengan demikian pengendalian yang efektif berarti
pengendalian yang tepat sesuai dengan proses yang harus dilalui tanpa menyimpang
dari sistem yang dianut sehingga tahapan yang dilaluinya benar.
Karakteristiknya sebagai berikut :
a)
Akurat
b)
Tepat waktu
c)
Objektif dan komperhensif
d)
Dipusatkan pada tempat pengendalian strategis
e)
Secara ekonomi realistik
f)
Secara organisasi realistik
g)
Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan
organisiasi
h)
Fleksibel
i)
Prespektik dan operasional
j)
Diterima para anggota organisasi
